O que é uma análise de necessidades de treinamento?

O que é uma análise de necessidades de treinamento?

Uma análise de necessidades de treinamento (TNA) é um processo que identifica a lacuna entre os conhecimentos, habilidades e habilidades (KSAs) necessários e existentes em um trabalho.

O que é uma análise de necessidades de treinamento?

A TNA geralmente é conduzida para resolver problemas organizacionais, como baixas pontuações de vendas ou satisfação do cliente, que podem ser devidas à falta de conhecimento, habilidades ou habilidades.

No entanto, se o problema estiver enraizado em problemas organizacionais mais amplos, como uma incompatibilidade entre trabalho e recompensas ou uma estratégia de produto defeituosa, a TNA pode não ser eficaz.

Quando realizar uma análise de necessidades de treinamento?

Para determinar se o TNA é necessário, é importante considerar o problema específico em questão. KSAs referem-se ao conhecimento e habilidades necessárias para desempenhar as responsabilidades do trabalho.

O conhecimento está relacionado aos tópicos e assuntos utilizados nas funções de trabalho, as habilidades são proficiências técnicas ou manuais e as habilidades incluem a capacidade de aplicar conhecimentos e habilidades às tarefas, bem como características pessoais e sociais.

A solução de problemas decorrentes de questões organizacionais mais amplas não pode ser alcançada apenas com treinamento.

Em vez disso, tais problemas requerem intervenções no nível organizacional. Para determinar se uma análise de necessidades de treinamento é necessária, é importante examinar o problema específico em questão.

Por exemplo, no caso de um hospital que busca treinamento de assertividade para enfermeiros, descobriu-se durante o processo de admissão que a cultura do hospital era altamente hierárquica e tornava inseguro para as pessoas falarem.

O treinador recusou-se a prosseguir com o treinamento até que o hospital abordasse primeiro a questão cultural para garantir a segurança dos enfermeiros.

Quando se trata de responsabilidades de trabalho, KSAs são os conhecimentos, habilidades e habilidades necessárias que um funcionário deve possuir.

KSAs são listados na descrição do trabalho para ajudar a avaliar as chances de sucesso de um candidato.

O conhecimento refere-se a tópicos e assuntos utilizados nas funções de trabalho, as habilidades são proficiências técnicas ou manuais geralmente adquiridas por meio de treinamento e as habilidades referem-se à capacidade de aplicar conhecimentos e habilidades para executar uma tarefa, bem como características pessoais e sociais inatas ou adquiridas.

Exemplos de habilidades incluem a capacidade de processar grandes quantidades de dados numéricos ou priorizar o trabalho e cumprir prazos.

Como realizar um processo de análise de necessidades de treinamento?

O processo de análise das necessidades de treinamento envolve três níveis diferentes que se concentram no alcance dos objetivos organizacionais e na identificação dos conhecimentos e habilidades necessários para cada nível:

Nível organizacional TNA: Este nível avalia as necessidades de treinamento relacionadas a métricas gerais de desempenho, integração de novos funcionários, treinamento contínuo para melhorar a produtividade e atingir as metas organizacionais.

Ele leva em consideração fatores externos como economia, política, tecnologia e demografia, para identificar áreas de melhoria e desenvolver competências e pontos fortes existentes.

Nível de função de grupo/trabalho TNA: Este nível identifica as necessidades específicas de treinamento de uma equipe, departamento ou unidade de negócios e aborda quaisquer lacunas ou discrepâncias de habilidades dentro de grupos ocupacionais.

Nível individual TNA: Este nível se concentra em um indivíduo ou grupo de indivíduos dentro de uma equipe e é conduzido juntamente com projetos ou mudanças que podem afetar sua função. Também é usado para o desenvolvimento pessoal de um funcionário para o crescimento futuro da carreira.

Qual o objetivo de uma análise de necessidades de treinamento?

O objetivo de realizar uma análise de necessidades de treinamento é identificar e abordar quaisquer lacunas de conhecimento e habilidades entre os funcionários para melhorar seu desempenho.

A TNA ajuda a determinar as causas dessas lacunas e permite que as organizações desenvolvam estratégias eficazes para preenchê-las.

Além disso, a TNA atende aos seguintes propósitos:

Alinhando o treinamento com os objetivos de negócios: a TNA ajuda as organizações a se concentrarem no treinamento que se alinha com seus objetivos de negócios, garantindo que seu investimento em treinamento apoie seus objetivos gerais.

Identificação de lacunas de desempenho: a TNA permite que as empresas identifiquem lacunas de desempenho desde o início, para que possam agir para resolvê-las antes que se tornem problemas significativos.

Priorizando o treinamento: a TNA ajuda as organizações a determinar qual treinamento priorizar com base em seus recursos disponíveis, economizando tempo, energia e dinheiro.

Planejamento de treinamento direcionado: a TNA permite que as organizações criem planos de treinamento direcionados que se concentram em habilidades específicas e lacunas de conhecimento.

Determinando quem recebe o treinamento: a TNA ajuda as organizações a garantir que seu treinamento seja personalizado de acordo com as necessidades de cada funcionário, maximizando os benefícios dos programas de treinamento.

A realização de uma análise das necessidades de treinamento também tem um impacto positivo na experiência do funcionário, pois ajuda as organizações a adaptar seu treinamento para atender às necessidades específicas de crescimento e desenvolvimento dos funcionários.

Isso, por sua vez, pode melhorar o envolvimento e a satisfação dos funcionários.

Na Etapa 2, após identificar o objetivo organizacional, o profissional de L&D precisa definir os comportamentos de trabalho necessários para atingir esse objetivo.

Por exemplo, se todos os consultores de uma empresa de consultoria precisarem vender seus serviços, os comportamentos de trabalho necessários incluiriam a construção de relacionamentos com clientes potenciais, identificando oportunidades e fechando negócios.

Esses comportamentos de alto nível precisam ser divididos em habilidades e conhecimentos específicos necessários para exibir efetivamente esses comportamentos.

Ao analisar comportamentos de trabalho para funções individuais, uma análise de trabalho pode ser realizada usando a abordagem de inventário de tarefas.

Por exemplo, o dever de hospitalidade de uma recepcionista pode ser dividido em tarefas como atender o interfone, dar as boas-vindas aos convidados, servir-lhes bebidas, responder às suas perguntas, gerenciar suas expectativas e lidar com reclamações.

A frequência, importância e dificuldade de cada tarefa podem ser pontuadas com base na descrição do trabalho e nas informações do gerente e dos funcionários.

Esta análise fornece informações valiosas para as etapas 2 e 3 do processo de análise das necessidades de treinamento.

Melhores práticas de análise de necessidades de treinamento:
Para garantir uma análise bem-sucedida das necessidades de treinamento, recomendamos a implementação das três práticas recomendadas a seguir:

Comece com o resultado desejado: antes de identificar atividades específicas de treinamento, determine quais ações levarão aos resultados organizacionais desejados. Isso pode ser uma meta para o departamento, a empresa ou um indivíduo que precisa melhorar.

Gerir as expectativas: A formação e o processo de análise de necessidades requerem a gestão das partes interessadas.

As partes interessadas incluem funcionários, clientes, provedores educacionais e patrocinadores internos que financiam o treinamento. Para garantir o sucesso, é crucial satisfazer todas as partes envolvidas.

Quando um gerente acredita que uma sessão de treinamento em comunicação resolverá todos os problemas internos, você precisa gerenciar suas expectativas.

Use uma abordagem integrada: A pesquisa mostrou que os programas de treinamento que integram novas habilidades com outros processos e atividades organizacionais são mais bem-sucedidos.

Isso não significa que você não pode se concentrar em uma área de treinamento específica, mas deve colocar o que as pessoas aprendem em uma perspectiva organizacional.

Como Conduzir uma Análise de Necessidades de Treinamento:

Ao conduzir uma análise de necessidades de treinamento, é melhor seguir um processo padronizado. Aqui estão os passos a seguir:

Defina o problema: identifique a lacuna entre o desempenho atual e o desejado e determine se o treinamento é a solução.

Determine os objetivos: defina objetivos claros e mensuráveis que se alinhem com o problema.

Identifique o público-alvo: determine quem precisa ser treinado com base em suas funções, níveis de habilidade e preferências de aprendizado.

Analise o trabalho e o desempenho: identifique as tarefas e habilidades específicas necessárias para atingir os objetivos e avalie o nível atual de desempenho.

Desenvolva um plano de treinamento: crie um plano de treinamento abrangente que inclua objetivos de aprendizado específicos, métodos de entrega e critérios de avaliação.

Implementar o treinamento: Ministrar o treinamento usando métodos e materiais apropriados.

Avalie os resultados: avalie a eficácia do treinamento medindo o progresso feito em direção aos objetivos e identifique as áreas de melhoria.

O primeiro passo em uma análise de necessidades de treinamento envolve a identificação das metas ou sintomas organizacionais que requerem atenção.

Essas metas geralmente são apresentadas à equipe de L&D pela gerência sênior como pontos problemáticos que precisam ser corrigidos, como uma diminuição na inovação ou dificuldades nas vendas.

Como alternativa, podem ser oportunidades para as quais uma organização deseja se preparar, como novas tecnologias ou processos que exigem treinamento de funcionários.

Os objetivos organizacionais são difíceis de influenciar apenas por meio de treinamento, pois são influenciados por vários fatores fora do comportamento do funcionário.

Portanto, é essencial dividir a meta organizacional em metas departamentais ou individuais ou focar nas competências essenciais que todos os funcionários devem ter.

O profissional de L&D também deve considerar as influências não comportamentais que podem impactar esses objetivos antes de passar para a próxima etapa do processo de análise das necessidades de treinamento.

Para casos individuais, uma meta departamental ou organizacional deve estar diretamente relacionada à meta do indivíduo para garantir o máximo impacto.

Para conduzir efetivamente uma análise de necessidades de treinamento, há perguntas específicas que você pode fazer em cada etapa do processo.

Etapa 1: Definir Objetivos Organizacionais

• Que problemas existem dentro da organização?
• O que a organização pretende alcançar?
• Quais metas organizacionais exigem mudanças nos comportamentos dos funcionários?
• Quais metas departamentais estão ficando para trás?
• Quais metas de desempenho individual precisam ser melhoradas?
• Diferentes comportamentos podem resolver os problemas identificados?

Etapa 2: definir comportamentos de trabalho relevantes

• Quais comportamentos de trabalho contribuem para as metas definidas na Etapa 1?
• Esses comportamentos de trabalho estão alinhados com os valores centrais da organização?
• Se esses comportamentos de trabalho forem aprimorados, eles levarão a organização mais perto de atingir seus objetivos?
• Que dicas culturais reforçam comportamentos indesejáveis?
• Que outros fatores contribuem para reforçar comportamentos indesejáveis?

Etapa 3: Definir os conhecimentos e habilidades necessários

• Quais habilidades e componentes de conhecimento são necessários para exibir o comportamentos de trabalho identificados na Etapa 2?
• A exibição dos comportamentos necessários sempre será possível uma vez que as habilidades e conhecimentos necessários sejam adquiridos?
• Que obstáculos impedem a exibição de comportamentos de trabalho relevantes mesmo depois de adquirir as habilidades e conhecimentos necessários?

Etapa 4: Treinamento

• Todas as informações necessárias para o processo de design e desenvolvimento do treinamento estão disponíveis?
• Existem alternativas ao treinamento que podem alcançar resultados semelhantes?

Conclusão

A análise das necessidades de treinamento é um processo crucial que ajuda as organizações a identificar as necessidades específicas de aprendizagem de seus funcionários, levando ao aumento da produtividade, eficácia e desenvolvimento de habilidades sob demanda.

Ao pular essa etapa, as organizações correm o risco de desperdiçar recursos em programas de treinamento irrelevantes.