Guia e Modelo de Plano de Melhoria de Desempenho

Guia e Modelo de Plano de Melhoria de Desempenho

Você pode acessar um guia gratuito e modelo para um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP), que fornece um recurso útil para desenvolver um plano personalizado e acionável para melhorar o desempenho de funcionários que podem não estar atendendo aos padrões de seu gerente ou podem se beneficiar de um abordagem mais organizada.

O modelo PIP oferece um processo passo a passo para melhorar o desempenho do funcionário.

Um plano de melhoria de desempenho (PIP) é um documento personalizado que descreve as habilidades, lacunas de treinamento e expectativas de trabalho para um funcionário que pode estar lutando para atingir suas metas de desempenho.

Embora os PIPs sejam frequentemente vistos como um último recurso para funcionários que estão falhando, eles também podem ser usados como uma ferramenta positiva para promover uma cultura de mentalidade de crescimento e apoiar os funcionários a atender às suas expectativas de trabalho.

O PIP deve ser adaptado às necessidades exclusivas do funcionário, com informações de gerentes, supervisores e RH. O RH desempenha um papel fundamental para determinar se um PIP é necessário, orientando funcionários e gerentes ao longo do processo e monitorando regularmente o progresso no cumprimento das metas estabelecidas.

Ao usar um PIP como uma ferramenta proativa para o desenvolvimento pessoal e profissional, em vez de uma medida punitiva, as organizações podem criar uma cultura positiva no local de trabalho que apoie o crescimento e a produtividade dos funcionários. Quando os funcionários se sentem valorizados e apoiados, é mais provável que se sintam satisfeitos em seu trabalho e tenham um desempenho de alto nível.

Lidar com o baixo desempenho dos funcionários pode ser uma tarefa difícil para os gerentes, e simplesmente esperar uma melhoria sem um plano de ação raramente leva ao sucesso. Para determinar se um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP) é apropriado, o RH pode ajudar considerando algumas questões-chave.

Isso pode incluir avaliar se o fraco desempenho de um funcionário está afetando negativamente o trabalho dos colegas, se o desempenho do funcionário diminuiu recentemente ou sempre foi abaixo da média e se o gerente está simplesmente criando uma trilha de papel para apoiar a rescisão.

É importante observar que cada PIP deve ser individualizado de acordo com as necessidades específicas do funcionário. Por exemplo, se um funcionário anteriormente bem-sucedido começar a perder prazos de repente ou parecer distraído, um PIP direcionado pode identificar rapidamente o problema e levar à resolução.

O PIP deve se concentrar nas áreas de melhoria, ao mesmo tempo em que reconhece as áreas em que o funcionário está tendo um bom desempenho.

Além disso, um PIP pode ser benéfico se um funcionário não estiver claro sobre suas funções de trabalho ou não estiver ciente das expectativas, ou se o funcionário puder contribuir mais com o suporte adequado. Ao identificar áreas de melhoria e criar um plano de progresso, um PIP pode, em última análise, ajudar o funcionário a atingir todo o seu potencial e melhorar seu desempenho.

Um plano de melhoria de desempenho (PIP) não deve ser usado como uma mera formalidade ou uma ferramenta para rescisão. Requer esforço e comprometimento significativos para ser criado e implementado, e só deve ser usado quando houver uma crença genuína de que o desempenho de um funcionário pode ser melhorado. Se os funcionários perceberem os PIPs como um meio de rescisão, eles podem não levá-los a sério e isso pode prejudicar a cultura de melhoria coletiva.

Questões pessoais entre funcionários e gerentes não são adequadas para PIPs. Embora gerentes e funcionários não precisem ser amigos, eles devem se respeitar e trabalhar juntos. Se houver conflito de personalidade, pode ser melhor transferir o funcionário para uma equipe ou função diferente. No entanto, se as habilidades de um funcionário não estiverem alinhadas com a direção da organização, um PIP pode não ser útil.

Um PIP não é apropriado para tratar de questões antigas que foram negligenciadas por um longo período. Se um funcionário tem um desempenho medíocre há anos, é improvável que uma melhoria repentina possa ser alcançada por meio de um PIP.

Finalmente, incidentes sérios como roubo, violência ou insubordinação grosseira não são adequados para um PIP. Esses problemas exigem ação imediata e severa.

Os planos de melhoria de desempenho têm inúmeras vantagens:

• Eles garantem a justiça e promovem comportamentos positivos, fornecendo um processo transparente e estruturado para abordar questões de desempenho.
• Eles capacitam os funcionários a assumir a responsabilidade por seu comportamento e demonstram seu compromisso com a melhoria.
• Eles reduzem a responsabilidade da organização ao documentar os esforços para melhorar o desempenho de um funcionário, o que pode reduzir o risco de litígio se a demissão for necessária.
• Eles economizam tempo e dinheiro abordando questões de desempenho de forma rápida e eficaz, reduzindo o custo de funcionários com baixo desempenho e rotatividade.
• Eles melhoram a comunicação estabelecendo expectativas claras e promovendo uma cultura transparente que valoriza o feedback e a responsabilidade.
• Eles podem ajudar a melhorar as funções de trabalho identificando áreas onde funções e resultados não estão claramente definidos.

Eles exigem um esforço significativo: os planos de melhoria de desempenho não são uma solução rápida e fácil, e cada plano ser adaptado às necessidades e objetivos de cada funcionário. Embora possam ser eficazes quando usados corretamente, podem ser uma perda de tempo e recursos quando usados de forma inadequada.

Eles podem interromper o fluxo de trabalho regular: embora os planos de melhoria de desempenho possam levar ao aumento da produtividade, corrigindo problemas de desempenho e identificando lacunas nas funções e expectativas de trabalho, eles também podem criar distrações e afastar os funcionários de suas tarefas regulares.

As conversas sobre desempenho podem ser desconfortáveis: o RH deve fornecer orientações claras sobre o que é um plano de melhoria de desempenho e como ele pode beneficiar os funcionários. Os gerentes devem estar equipados com as ferramentas e a linguagem necessárias para conduzir conversas sobre desempenho de maneira eficaz. Caso contrário, os planos de melhoria de desempenho podem se tornar uma experiência negativa para os funcionários, levando ao ressentimento e ao desengajamento.

As experiências passadas podem afetar a percepção: se os funcionários perceberem os planos de melhoria de desempenho como um precursor da demissão, eles podem ficar na defensiva e não responder ao feedback. Enquadrar os planos de melhoria de desempenho como uma ferramenta positiva para o crescimento pessoal e profissional pode ajudar a mitigar essas percepções negativas.

Lista de verificação: Para desenvolver um plano de melhoria de desempenho, use esta lista de verificação direta:

Você pode explicar o que é um plano de melhoria de desempenho?

Um plano de melhoria de desempenho, ou PIP, é uma ferramenta usada para ajudar os funcionários a identificar lacunas em suas habilidades e desempenho, definir expectativas claras para suas funções e criar um plano de ação para melhorar seu desempenho.

Embora os PIPs sejam normalmente usados quando um funcionário está lutando para atender às expectativas do trabalho, eles também podem ser usados proativamente para apoiar uma cultura de mentalidade de crescimento de aprendizado e melhoria contínua. O processo PIP deve ser adaptado às necessidades exclusivas de cada funcionário, com informações de gerentes, supervisores e RH.

Check-ins regulares são importantes para garantir que as metas sejam cumpridas e que a responsabilidade seja mantida. Em última análise, os PIPs podem ajudar os funcionários a se sentirem mais produtivos e valorizados, levando a uma maior satisfação no trabalho e a um senso de comunidade mais forte dentro da organização.

Determinar se um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP) é necessário

A criação de um PIP requer tempo e esforço, o que pode interromper os fluxos de trabalho regulares. Portanto, antes de iniciar um PIP, é importante avaliar se é o melhor curso de ação. Faça a si mesmo estas perguntas: o funcionário é um ativo valioso para a empresa? O problema de desempenho pode ser resolvido? Os resultados serão positivos? Se as respostas a essas perguntas forem positivas, então um PIP pode ser a abordagem apropriada.

Envolva o funcionário no processo

Um PIP deve ser empoderador para o funcionário, e envolvê-lo no processo é uma etapa essencial para atingir esse objetivo. Ao envolver o funcionário em todo o processo, é mais provável que ele compre desde o início e se dedique a atingir os objetivos e cumprir os prazos que você definiu.

Para envolver o funcionário, descreva o desempenho esperado para sua função específica, identifique as áreas que precisam ser melhoradas e peça a opinião do funcionário sobre como ele acredita que pode melhorar seu desempenho. Além disso, pergunte ao funcionário que tipo de suporte ele acha que precisa para atingir as metas de desempenho.

Elaborar um plano abrangente de melhoria de desempenho

• O RH desempenha um papel importante no apoio aos gerentes para desenvolver PIPs eficazes. Para elaborar um PIP bem-sucedido, é importante ser detalhado e específico. Aqui está o que você deve incluir:
• Defina o que constitui um desempenho aceitável para a função do funcionário.
• Identifique as áreas específicas em que o desempenho do funcionário não atendeu às expectativas.
• Identifique a(s) causa(s) raiz(is) do(s) problema(s) de desempenho.
• Desenvolva objetivos mensuráveis que permitirão ao funcionário atender aos critérios de desempenho.
• Defina metas SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo) para fornecer um roteiro claro para o funcionário seguir a fim de atingir os objetivos.
• Liste as ações que precisam ser tomadas e defina os marcos que devem ser cumpridos.
• Estabeleça os critérios que serão usados para avaliar o progresso e estabeleça prazos.
• Enfatize os resultados positivos que o desempenho aprimorado terá para o funcionário e para a empresa.

Determine o suporte necessário para o funcionário

Colabore com o RH e o gerente para identificar os recursos, treinamento ou orientação de que o funcionário precisa. Dê aos funcionários a oportunidade de sugerir que tipo de apoio eles acham que seria mais benéfico. Certifique-se de que o orçamento para fornecer o suporte necessário seja determinado com base nos benefícios do desempenho aprimorado.

Agende check-ins regulares para monitorar o progresso

O RH deve entrar em contato com o gerente regularmente para monitorar o progresso do funcionário. O gerente também deve agendar check-ins regulares com o funcionário para discutir o progresso e fazer os ajustes necessários. Certifique-se de incluir prazos específicos para esses check-ins no PIP.

Como as métricas podem ser usadas para rastrear os objetivos do PIP?

Os gerentes devem usar as métricas corretas para acompanhar o desempenho dos funcionários ao implementar planos de melhoria de desempenho (PIPs). Isso envolve definir o problema, a solução e os pontos de ação que levarão ao sucesso. O RH pode ajudar os gerentes aproveitando as principais métricas, incluindo:

Feedback de 360 graus: Esta ferramenta reúne avaliações de desempenho e feedback de subordinados, colegas, clientes, fornecedores e/ou supervisores para fornecer uma visão abrangente do desempenho de um funcionário. O RH pode usar um guia abrangente sobre feedback de 360 graus para ajudar os gerentes a aproveitar essa ferramenta.

Feedback de 180 graus: esta versão mais simples da ferramenta de feedback de 360 graus se concentra nos colegas diretos e no gerente de um funcionário.

Net Promoter Score (NPS): essa métrica é importante para a equipe de atendimento ao cliente, pois garante que o feedback de clientes também é considerado no processo PIP.

Métricas de treinamento: o RH deve garantir que as métricas de treinamento sejam implementadas e medidas para rastrear a eficácia do treinamento no desempenho dos funcionários.

Avaliações de desempenho: embora ainda seja a métrica mais comum usada pelos gerentes, o RH deve incentivar o uso de métricas adicionais para garantir um processo de PIP robusto que atenda aos principais objetivos.

Classifique o desempenho em escalas: quantificar o desempenho em relação às expectativas classificando o desempenho em escalas predefinidas é uma maneira útil de acompanhar o progresso. No entanto, os dados devem ser rastreados e analisados de forma eficaz para conduzir mudanças no comportamento e melhorias no desempenho.

O RH desempenha um papel crucial na implementação de um Plano de Melhoria de Desempenho (PIP). Isso envolve determinar se um PIP é necessário, colaborar com os gerentes para criar um plano imparcial, orientar funcionários e gerentes ao longo do processo e garantir que os objetivos sejam alcançados ao estabelecer prazos para prestação de contas.

Tradicionalmente, os PIPs são vistos como um passo negativo para a demissão, mas também podem ser uma poderosa ferramenta de comunicação que apóia uma cultura de mentalidade de crescimento. Ao identificar lacunas em habilidades e desempenho, os funcionários podem melhorar a qualidade de seu trabalho e atingir as metas de crescimento. Os PIPs também podem ser úteis para aqueles que estão em transição para novas funções.

Para promover uma cultura positiva que apoie a melhoria pessoal, os PIPs não devem ser usados apenas para lidar com falhas de desempenho, mas também ser implementados assim que um problema de desempenho for identificado. Isso capacita os funcionários a assumir o controle de sua melhoria e leva a funcionários mais felizes e produtivos.

Reconhecer o valor do funcionário em um nível humano também é crucial. Trabalho com propósito, um forte senso de comunidade e relacionamentos mais profundos são fatores importantes na satisfação do funcionário. Ao implementar um PIP direcionado que identifica problemas e cria um plano de ação, os empregadores podem reverter a situação e reter funcionários valiosos.

Exemplos de Planos de Melhoria de Desempenho

Exemplo 1: Absenteísmo Crônico e Atraso

• Objetivo: reduzir o absenteísmo
• Objetivos: Sem faltas por 8 semanas consecutivas, chegar a tempo para todos os turnos
• Questão: O PIP deve explicar claramente ao funcionário como seu absenteísmo e atraso afetam seus colegas e o negócio. A causa raiz do absenteísmo deve ser identificada, como um problema de transporte ou creche.
• Planeje: com base nos desafios que o funcionário está enfrentando, crie um sistema de suporte. Por exemplo, fornecer transporte confiável ou mudar de turno para permitir o cuidado de crianças.
• Check-ins: semanalmente na segunda-feira às 9h pelas próximas 8 semanas
• Métricas: Rastreando se o funcionário chega na hora para cada turno

Exemplo 2: Prazos de design ausentes

• Objetivo: Garantir que os prazos sejam cumpridos
• Objetivos: Garantir que um designer gráfico cumpra seus prazos de design para manter as campanhas de mídia social dentro do cronograma, resultando em vendas.
• Problema: o funcionário é um designer habilidoso que se esforça para cumprir os prazos, resultando na perda de vendas para a empresa. A causa do problema é determinada como uma má gestão do tempo e um foco em detalhes que não são necessários.
• Planeje: defina o tempo necessário para cada trabalho, para que o projetista entenda a expectativa de velocidade versus entrega. Dê suporte ao designer com treinamento e ferramentas de gerenciamento de tempo para rastrear o tempo gasto em cada trabalho. Modifique o processo de aprovação para que um diretor de arte tome decisões oportunas para apoiar a aprovação da arte, permitindo que o designer cumpra os prazos.
• Check-ins: Semanalmente na sexta-feira às 10h para revisar os prazos da semana
• Métricas: Tempo gasto em cada trabalho, cumprindo os prazos de implantação dos ativos.

Exemplo 3: Melhorando o desempenho da equipe

• Objetivo: Aumentar a motivação geral e o moral de um gerente de nível médio.
• Objetivos: Auxiliar o gerente a inspirar sua equipe a alcançar maior produtividade, aumentando sua própria motivação e perspectiva positiva.
• Problema: Um supervisor de equipe identificou que uma das equipes em sua unidade de negócios está com baixo desempenho em comparação com as outras devido a um gerente desmotivado e negativo que não consegue acompanhar os relatórios da equipe e as sessões de feedback. O primeiro passo é identificar mudanças na vida e na atitude do gestor para criar um plano de ação. Também é necessário demonstrar, por meio de dados, como sua recente mudança de atitude está afetando toda a equipe.
• Plano: Para resolver esse problema, será fornecido treinamento gerencial, um mentor será designado para abordar a motivação e a negatividade e serão estabelecidas as principais métricas de desempenho, vinculadas a bônus de desempenho.
• Check-ins: reuniões semanais todas as quartas-feiras às 14h para revisar as realizações de desempenho e as metas futuras.
• Métricas: Produtividade da equipe e satisfação do cliente.

Exemplo 4: Melhorando o atendimento ao cliente

• Objetivo: Aumentar o nível de serviço prestado aos clientes.
• Objetivos: Melhorar a retenção e engajamento de clientes.
• Problema: os clientes estão insatisfeitos com o suporte fornecido por um determinado funcionário, resultando em avaliações e avaliações negativas online. É por atitude do funcionário ou falta de conhecimento para atender os clientes? A duração da chamada do agente do call center é de apenas 5 minutos em comparação com o tempo médio de chamada de 15 minutos. Eles estão fazendo chamadas apressadas ou não têm conhecimento do produto para oferecer suporte real?
• Plano: Fornecer treinamento de produto e treinamento de atendimento ao cliente, com instruções claras para aumentar o tempo médio de chamada para 15 minutos. Se necessário, treinamento adicional sobre o produto será fornecido.
• Check-ins: reuniões semanais todas as sextas-feiras às 10h para revisar os registros de chamadas.
• Métricas: duração da chamada, pontuação líquida do promotor e taxa de rotatividade de clientes.

Exemplo 5: Falha

• Para atingir as metas de vendas de forma consistente
• Meta: Aumentar os negócios fechados em 40%
• Objetivos: Melhorar as metas gerais de vendas e receita
• Problema: Apesar de projetar que fechará seus negócios, um representante de vendas sempre perde as metas de vendas. O orçamento é baseado nessas projeções. O problema é determinado como falha do representante de vendas em adicionar novos clientes suficientes ao seu pipeline e esforço insuficiente para garantir que os negócios sejam fechados.
• Plano: o representante de vendas deve gastar 10 horas por semana em ligações não solicitadas para marcar 6 reuniões por semana com novos clientes. Além disso, eles devem ter 4 reuniões por semana com clientes de retenção e 2 reuniões com clientes no final do funil de vendas.
• Check-ins: segundas-feiras de manhã às 8h para os próximos 6 meses.
• Métricas: ligações de vendas, reuniões agendadas, negócios fechados.

Amostra de plano de melhoria de desempenho

Dicas: como implementar um plano de melhoria de desempenho
Este artigo explicou quando usar um PIP, seus benefícios e forneceu exemplos. No entanto, PIPs eficazes dependem dos detalhes. Aqui estão algumas dicas importantes para garantir que seu PIP agregue valor aos funcionários, gerentes e à organização:

Estabeleça um desempenho aceitável: especifique uma referência para que os funcionários entendam onde estão errando.

Certifique-se de que o PIP vale o esforço: determine se a causa do mau desempenho pode ser corrigida e se os resultados resultantes agregarão valor a todos os envolvidos.

Crie objetivos mensuráveis: as metas SMART garantirão que os funcionários saibam exatamente para o que estão trabalhando e como o sucesso será medido.

Priorize o suporte: os PIPs devem fornecer detalhes claros sobre o suporte que os funcionários receberão, por que esse nível de suporte é necessário (vinculado à análise da causa raiz) e como os resultados serão medidos.

Adote uma abordagem colaborativa: capacite os funcionários e torne o PIP colaborativo. Configure check-ins regulares para acompanhar o progresso e resolver quaisquer problemas que possam surgir.

Seja transparente sobre as consequências: mantenha o PIP positivo enfatizando os benefícios da melhoria. No entanto, é importante comunicar as consequências de não atingir as metas. Concentre-se na melhoria e não na punição.

Em conclusão, o RH é responsável por determinar se um plano de melhoria de desempenho é necessário e pode ser usado de forma eficaz para trazer mudanças positivas. Quando executado corretamente, um PIP pode ajudar os funcionários a melhorar seu desempenho, beneficiando o negócio como um todo.

Perguntas frequentes:

O que é um processo de plano de melhoria de desempenho (PIP)?
Um processo PIP envolve ações tomadas pela administração e pelo RH para lidar com o baixo desempenho de um funcionário. Isso inclui identificar a causa raiz, definir metas e definir métricas para acompanhar o progresso e a melhoria.

Como você escreve um PIP forte?
Um PIP forte deve definir claramente o desempenho aceitável, usar objetivos SMART, delinear o suporte para o funcionário, focar em melhorias positivas e estabelecer consequências para o não cumprimento dos objetivos.

Quanto tempo deve durar um plano de melhoria de desempenho?
Um PIP deve durar cerca de 12 semanas, proporcionando tempo suficiente para treinamento e suporte, garantindo que o funcionário não seja prejudicado em suas responsabilidades principais. No entanto, se as metas forem atingidas antes, o PIP pode ser encerrado antes.