Gerente de operações administrativas - Detalhes da profissão

Os gerentes de operações administrativas são responsáveis pelo gerenciamento das atividades diárias de sua organização, geralmente liderando uma equipe de equipe de suporte, como recepcionistas, balconistas e secretárias.

O que um Gerente de operações administrativas faz

Sua função também pode envolver o desenvolvimento e aplicação de políticas e procedimentos relacionados a tarefas administrativas e fluxos de trabalho, incluindo a implementação de sistemas para manutenção de registros, organização de informações e rastreamento de documentos.

Principais deveres de um gerente de operações administrativas:

• Analisar os principais indicadores de desempenho e melhorar o desempenho conforme necessário
• Monitorar os níveis de estoque e comprar suprimentos quando necessário
• Identificar maneiras de automatizar processos manuais ou atualizar equipamentos desatualizados para aumentar a produtividade
• Fornecer treinamento para garantir que os funcionários entendam suas funções e os protocolos de segurança necessários
• Estabelecer metas organizacionais e garantir que elas sejam cumpridas
• Supervisionar as operações do escritório, incluindo recursos humanos, TI, contabilidade e gerenciamento de instalações
• Propor mudanças de política para aumentar a eficiência e reduzir despesas
• Analisar o desempenho dos funcionários e oferecer feedback para aumentar a produtividade
• Gerenciando orçamentos para vários departamentos dentro da organização

Qual o salário de um Gerente de operações administrativas

O salário dos gerentes de operações administrativas varia dependendo de fatores como nível de educação, setor e anos de experiência.

Eles também podem receber bônus como compensação adicional.

O salário médio anual para gerentes de operações administrativas é de US$ 66.500 ou US$ 31,97 por hora, enquanto os 10% melhores ganham US$ 132.000 ou US$ 63,46 por hora.

Espera-se que as perspectivas de emprego para gerentes de operações administrativas cresçam a uma taxa média, embora alguns setores possam ter menos vagas devido a mudanças organizacionais, como terceirização e automação.

No entanto, a demanda por esses gestores continuará alta, pois são responsáveis por tarefas que não podem ser automatizadas, como planejamento e organização de projetos.

Como se tornar um Gerente de operações administrativas

Para se tornar um gerente de operações administrativas, a maioria dos empregadores exige pelo menos um diploma de bacharel, embora alguns prefiram um mestrado em administração de empresas ou áreas afins.

Cursos relevantes podem incluir gestão de negócios, finanças, contabilidade, economia, estatística, ciência da computação e marketing.

Além disso, algumas empresas exigem que os candidatos concluam programas de treinamento antes de iniciar sua função.

Os gerentes de operações administrativas podem obter certificações para mostrar suas qualificações aos empregadores, obter mais conhecimento teórico, testar suas habilidades profissionais e avançar ainda mais em sua carreira.

Habilidades necessárias para gerentes de operações administrativas

Os gerentes de operações administrativas exigem habilidades específicas para serem bem-sucedidos em suas funções. Esses incluem:

Comunicação: A capacidade de transmitir informações de forma clara e eficaz por meio de vários métodos, como falar, escrever ou outras formas de comunicação.

Como gerentes de operações administrativas, eles precisam se comunicar com os membros de sua equipe, clientes e partes interessadas para garantir que todos estejam na mesma página.

Organização: A habilidade de acompanhar várias tarefas e projetos ao mesmo tempo.

Essa habilidade ajuda os gerentes de operações a supervisionar as operações diárias de uma empresa, gerenciar funcionários e orçamentos com eficiência.

Liderança: Como gerentes de operações administrativas, eles geralmente lideram equipes de funcionários, portanto, fortes habilidades de liderança são essenciais para motivar as equipes, criar um ambiente de trabalho positivo e incentivar o desenvolvimento profissional.

Resolução de problemas: Os gerentes de operações administrativas precisam ser capazes de identificar e resolver problemas que surgem em suas operações diárias.

Os solucionadores de problemas eficazes podem identificar a causa raiz de um problema, desenvolver uma solução e implementá-la com eficácia.

Tecnologia: compreender as ferramentas de software, hardware e automação mais recentes pode ajudar os gerentes de operações administrativas a melhorar a produtividade e a eficiência de sua equipe.

Também ajuda a solucionar problemas técnicos e melhorar a qualidade da presença online da empresa.

Gerente de Operações Administrativas Ambiente de Trabalho

Os gerentes de operações administrativas trabalham em vários ambientes, como prédios de escritórios, escolas, hospitais e outras organizações.

Seus horários de trabalho geralmente são em período integral e podem precisar trabalhar à noite e nos fins de semana para cumprir os prazos. Eles também podem viajar para encerrar reuniões ou visitar outras organizações.

Embora a maior parte do trabalho seja realizada em um escritório, eles podem enfrentar o estresse de lidar com prazos, restrições orçamentárias e pessoas difíceis.

Tendências do Gerente de Operações Administrativas

Para manter uma vantagem competitiva no local de trabalho, os gerentes de operações administrativas precisam se manter atualizados com as três tendências a seguir que influenciam a forma como trabalham:

Digitalização: à medida que mais empresas movem suas operações online, os gerentes de operações administrativas precisam desenvolver habilidades digitais para gerenciar equipes remotas e trabalhar com ferramentas digitais de forma eficaz.

Sustentabilidade: Muitas empresas estão procurando reduzir sua pegada de carbono e operar de maneira mais ecológica.

Os gerentes de operações administrativas precisarão se adaptar a essas mudanças desenvolvendo e implementando práticas sustentáveis.

Diversidade, Equidade e Inclusão: Os gerentes de operações administrativas devem estar cientes das questões de diversidade, equidade e inclusão para criar um ambiente de trabalho acolhedor e solidário para todos os funcionários.

A tendência do trabalho remoto está ganhando popularidade rapidamente entre empresas e funcionários, graças a seus inúmeros benefícios, incluindo custos reduzidos, aumento da produtividade e um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

Para gerentes de operações administrativas que buscam aproveitar essa tendência, as habilidades em teletrabalho e gerenciamento de escritório virtual são essenciais.

Eles também devem ser capazes de gerenciar equipes que trabalham em locais diferentes.

A análise de dados está se tornando cada vez mais importante, exigindo que os gerentes de operações administrativas desenvolvam experiência na coleta, organização e análise de dados.

Eles devem ser capazes de identificar tendências importantes nos dados da empresa e usá-los para tomar decisões informadas.

Além disso, é fundamental comunicar essas descobertas a outros membros da organização de maneira fácil de entender.

Nos últimos anos, o engajamento dos funcionários ganhou importância, pois pesquisas mostraram que funcionários engajados são mais produtivos e têm maior probabilidade de permanecer na empresa por mais tempo.

No futuro, os gerentes de operações administrativas podem esperar ver mais foco nas iniciativas de engajamento dos funcionários, como programas de recompensas, treinamento e comunicação.

Para se tornar um gerente de operações administrativas de sucesso, é preciso pensar criativamente sobre a solução de problemas e ser capaz de trabalhar bem com pessoas em todos os níveis da empresa.

Eles também devem ter fortes habilidades de comunicação e habilidades de gerenciamento de tempo para cumprir suas responsabilidades dentro do prazo.

Os gerentes de operações administrativas geralmente avançam em suas carreiras assumindo projetos e responsabilidades maiores, e aqueles que são excepcionalmente bem-sucedidos podem até abrir seus próprios negócios.

Exemplo de descrição de cargo para gerente de operações administrativas

Como Gerente de Operações Administrativas, você será responsável pelo bom andamento das operações diárias do escritório. Suas funções incluirão, mas não estão limitadas a:

• Gerenciar e supervisionar a equipe do escritório para garantir a conclusão oportuna e eficiente das tarefas
• Lidar com chamadas telefônicas, e-mails e consultas, e encaminhá-los para o funcionário apropriado
• Gestão orçamentária e pedido de material de escritório, conforme necessário
• Coordenação de reuniões e eventos, pequenos e grandes
• Manter e organizar registros e arquivos do escritório

O candidato ideal para esta posição deverá ter experiência prévia de trabalho num ambiente de escritório e será capaz de liderar e motivar uma equipa de forma eficaz.

Atenção aos detalhes, habilidades organizacionais e excelentes habilidades de comunicação e atendimento ao cliente são essenciais.

Responsabilidades:

• Ser o principal ponto de contato para consultas, solicitações e preocupações administrativas
• Gerencie as operações diárias do escritório, incluindo estoque de suprimentos, distribuição de correspondência, manutenção de equipamentos e organização do espaço do escritório
• Desenvolver e implementar sistemas e processos para aumentar a eficiência e produtividade do escritório
• Negociar contratos com fornecedores e prestadores de serviços, gerenciar relacionamentos e garantir a entrega de serviços de qualidade
• Coordenar a organização de viagens e itinerários para funcionários e visitantes
• Rastreie e prepare faturas para pagamento, trabalhando com Finanças para resolver discrepâncias
• Manter o conhecimento atualizado das políticas e procedimentos da empresa
• Treine e supervisione a equipe de suporte do escritório, oferecendo orientação e feedback sobre o desempenho do trabalho
• Atuar como backup para outra equipe de suporte do escritório, conforme necessário
• Gerencie informações sigilosas e confidenciais de forma profissional
• Planejar e executar eventos corporativos de todos os portes
• Desempenhar outras funções que lhe forem atribuídas

Qualificações:

• Bacharel em negócios, gerenciamento de operações ou áreas afins
• Mais de 5 anos de experiência em uma função de operações administrativas
• Capacidade comprovada de desenvolver e agilizar processos
• Fortes habilidades organizacionais com atenção excepcional aos detalhes
• Excelentes habilidades de comunicação escrita e verbal
• Fortes habilidades de liderança e formação de equipes

Qualificações Preferenciais:

• Mestrado em administração de empresas ou áreas afins
• Mais de 7 anos de experiência em uma função de operações administrativas
• Familiaridade com ferramentas e metodologias de melhoria de processos (por exemplo, Seis Sigma)
• Experiência na elaboração e gestão de orçamentos
• Certificação em gerenciamento de projetos