Conformidade de RH: um guia prático

Um manual prático para conformidade de RH

É essencial manter a conformidade de RH para garantir que sua empresa opere legalmente e que seus funcionários estejam seguros. Um departamento de conformidade de RH comprometido ou um membro da equipe de RH é responsável por navegar por várias leis e regulamentos estaduais e federais para minimizar os riscos legais para a organização.

Isso ajuda a evitar possíveis ações judiciais, penalidades e publicidade negativa que possam prejudicar a reputação da empresa.

Vamos explorar todos os detalhes necessários sobre como navegar pela conformidade de RH. A conformidade de RH refere-se ao desenvolvimento de políticas e procedimentos que garantem que uma empresa cumpra as leis e regulamentações trabalhistas e trabalhistas mais atuais.

O RH não apenas se esforça para alinhar as políticas do local de trabalho com as leis locais e federais, mas também aplica esses procedimentos para garantir que todos os funcionários os cumpram.

Conformidade do departamento de Recursos Humanos

Garantir a conformidade de RH é fundamental para qualquer empresa, pois é essencial para os empregadores cumprirem suas obrigações legais. O não cumprimento pode resultar em multas, penalidades ou até mesmo ações legais, o que pode ter um impacto negativo sobre a empresa. Portanto, os líderes de RH devem priorizar a conformidade de RH para proteger sua organização.

Existem vários tipos de compliance em RH, e vamos explorar quatro deles com mais detalhes.

A conformidade estatutária refere-se à implementação e adesão às leis governamentais que regem o emprego e o local de trabalho. Essas leis podem incluir salário mínimo, requisitos de idade para trabalhar e regulamentos antidiscriminação, entre outros.

A conformidade regulatória, por outro lado, envolve seguir as regras estabelecidas por órgãos reguladores específicos. Essas agências reguladoras são geralmente classificadas em três tipos: comissões reguladoras independentes, como a Comissão Federal de Comércio (FTC), agências executivas, como a Agência de Proteção Ambiental dos Estados Unidos (EPA) e corporações governamentais, como os Centros de Controle e Prevenção de Doenças (CDC). .

A conformidade contratual exige que as organizações cumpram os regulamentos e os termos acordados. Isso pode incluir contratos entre a empresa e organizações parceiras ou com seus funcionários.

A conformidade com as leis sindicais se aplica a empresas que empregam trabalhadores sindicalizados, como a The Screen Actors Guild, que representa mais de 100 mil artistas e técnicos. Essas empresas devem conhecer as regras estabelecidas por esses sindicatos e cumpri-las.

A conformidade com as leis e regulamentos trabalhistas é crucial para organizações de qualquer porte, a fim de evitar multas, questões legais e publicidade negativa. Os profissionais de RH enfrentam vários desafios de conformidade, como:

• Leis salariais e horárias: Diferentes leis federais, estaduais e locais protegem os direitos dos funcionários em relação a salários, horas trabalhadas, pagamento de horas extras e pagamento de fim de semana. As organizações que operam em vários locais ou com funcionários remotos devem entender e cumprir essas leis.
• Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA): Funcionários americanos qualificados podem tirar licença não remunerada protegida pelo emprego para certas situações familiares ou médicas, como parto ou cuidar de um familiar doente.
• Segurança no local de trabalho: A conformidade com os regulamentos da agência de Administração de Saúde e Segurança Ocupacional (OSHA) é crucial para garantir a segurança no local de trabalho. Diferentes indústrias têm riscos únicos e padrões da indústria que as organizações devem seguir.
• Leis sindicais: as organizações que trabalham com membros do sindicato devem cumprir as regras sindicais, como horário de trabalho, pagamento e regulamentos de segurança.
• Leis de imigração: Empresas e instituições de ensino superior devem cumprir os regulamentos de imigração ao contratar funcionários ou aceitar estudantes estrangeiros. A Lei de Imigração e Nacionalidade (INA) e o Departamento de Segurança Interna (DHS) aplicam as leis de imigração dos EUA.
• Classificação de funcionários: as empresas que contratam trabalhadores diversos, como funcionários remotos, funcionários de meio período e contratados independentes, devem entender quais funcionários são elegíveis para benefícios e salários específicos com base no local e nas horas trabalhadas.
• Segurança de dados: a conformidade com regulamentações como a Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA) é necessária para manter os dados de consumidores, funcionários e financeiros protegidos e confidenciais.

Importância de garantir a conformidade de RH

Garantir a conformidade de RH é crucial por vários motivos. Em primeiro lugar, cumprir os regulamentos e leis aplicáveis ao seu negócio ajuda a evitar multas e questões legais. As auditorias externas de conformidade podem avaliar sua adesão a essas diretrizes a qualquer momento. Evitar problemas legais pode economizar tempo e dinheiro para sua empresa.

Em segundo lugar, os casos de não conformidade podem prejudicar a reputação da sua empresa como empregador e como empresa. Esses casos são frequentemente destacados na mídia, afetando a confiança do consumidor e prejudicando sua capacidade de atrair e reter funcionários talentosos. Portanto, manter a conformidade do RH é essencial para a construção de um ótimo local de trabalho.

Por fim, cumprir os regulamentos e leis de RH promove um ambiente de trabalho seguro e protegido para seus funcionários. Isso, por sua vez, leva a uma força de trabalho mais produtiva e eficiente, impulsionandog o sucesso geral do seu negócio.

Para garantir a conformidade de RH, é importante implementar as melhores práticas de conformidade de RH que ajudarão sua organização a prosperar a longo prazo.

Acompanhe suas obrigações de compliance

Você precisa cumprir diferentes regulamentos e leis, dependendo de fatores como tamanho, localização e setor da sua empresa. Crie uma lista de obrigações de conformidade e leis aplicáveis facilmente acessíveis a todos em sua organização. Esteja ciente de vários problemas de conformidade, como regulamentos de segurança no local de trabalho e leis salariais.

Você pode usar software de conformidade, como Donesafe ou Libryo, para ajudá-lo a acompanhar os requisitos regulamentares.

Divida as responsabilidades de conformidade dentro do seu departamento de RH

Os membros da equipe de RH devem ter uma compreensão clara de sua função para garantir a conformidade de RH. Você precisa decidir se as responsabilidades de conformidade serão compartilhadas entre os membros da equipe ou nomeadas para uma pessoa. Ao nomear uma pessoa, certifique-se de que ela tenha o conhecimento e as habilidades necessárias. Se não o fizerem, considere como podem desenvolver essas habilidades.

Para garantir a conformidade de RH, é essencial seguir as práticas recomendadas que prepararão sua organização para o sucesso a longo prazo. Aqui estão algumas dicas:

• Acompanhe suas obrigações de conformidade: crie uma lista de regras e regulamentos que se aplicam à sua organização, incluindo leis salariais e regulamentos de segurança no local de trabalho. Você pode usar software de conformidade, como Donesafe ou Libryo, para ajudá-lo a acompanhar os requisitos regulamentares.
• Atribua responsabilidades de conformidade: defina claramente as funções e responsabilidades dos membros de sua equipe de RH para garantir a conformidade. Você pode nomear uma pessoa responsável pela conformidade ou criar uma equipe multifuncional. Você também pode precisar contratar um funcionário/gerente/equipe de conformidade de RH dedicado ou obter ajuda de uma empresa de consultoria ou suporte jurídico.
• Mantenha-se atualizado com as mudanças legais: fique atento às mudanças nas leis e regulamentos que se aplicam ao seu negócio e assine boletins de conformidade de RH, como HR Dive ou Corporate Compliance Insights.
• Audite regularmente suas políticas de RH: Conduza auditorias de RH para verificar se suas políticas de RH, como política de licenças, política de não discriminação e política de remuneração, estão em conformidade. Atualize suas políticas regularmente e forneça treinamento de conformidade de RH para seus funcionários.
• Seja consistente na aplicação de suas políticas: aplique sua política de ação disciplinar, acesse o FMLA e outros processos de forma consistente para evitar a não conformidade e problemas legais. Documente todos os processos por escrito e eduque os gerentes sobre como segui-los.
• Use a tecnologia de RH: certifique-se de que sua tecnologia de RH esteja em conformidade com as leis de privacidade e o GDPR se você operar na Europa. Utilize módulos de conformidade em ferramentas de RH, como BerniePortal Compliance, SAI 360 e IntelliHR para facilitar a garantia de conformidade.

Criar uma lista de verificação de conformidade de RH é crucial para garantir que todas as obrigações de conformidade sejam cumpridas. Uma lista de verificação de conformidade pode ser desenvolvida para diferentes finalidades, como contratação de novos funcionários ou conformidade organizacional geral. Aqui está uma lista de verificação genérica para ajudá-lo a começar:

Recrutamento e entrevista

É importante cumprir as leis legais relacionadas ao recrutamento e entrevista, como a Lei dos Americanos com Deficiência e a Lei de Emprego e Habitação Justa. Esteja ciente das leis estaduais e locais também. Por exemplo, na cidade de Nova York, é obrigatório incluir o salário nos anúncios de emprego, e você não pode fazer perguntas discriminatórias durante as entrevistas. Treine sua equipe para evitar discriminação e questões legais.

Processo de contratação

Ao contratar um novo funcionário, crie uma lista de verificação que abranja a revisão de cartas de oferta, contratos e documentação de integração. Certifique-se de que as ferramentas que você usa para armazenar arquivos e informações de funcionários estejam em conformidade com as leis de proteção de dados relevantes em sua área.

Políticas da empresa

As leis mudam com frequência, então sua equipe deve estar ciente das atualizações. Inclua as políticas de remuneração e benefícios de funcionários, licença familiar e médica, benefícios de seguro saúde, licença parental, benefícios por invalidez, COBRA e benefícios de desemprego na lista de verificação da política de sua empresa.

Manual do funcionário

O manual do funcionário é um recurso valioso tanto para o empregador quanto para o funcionário. Ele deve conter informações sobre as políticas, procedimentos e benefícios da empresa. Em termos de conformidade, você deve incluir seções sobre políticas de oportunidades iguais de emprego, segurança no local de trabalho, código de conduta, horário de trabalho, ação disciplinar e políticas de não discriminação. Revise e atualize regularmente o manual do funcionário para garantir a conformidade com as leis e regulamentos mais recentes.

Treinar seus gerentes é crucial para garantir a conformidade de RH. Eles desempenham um papel vital na implementação de políticas e procedimentos relacionados à conformidade no local de trabalho. Seu treinamento de conformidade de gerenciamento de RH deve abranger tópicos como conduzir avaliações de desempenho, gerenciar funcionários difíceis, lidar com demissões de funcionários e treinamento em diversidade, leis antidiscriminação e antiassédio.

Conclusão

Nas áreas mencionadas anteriormente, existem outras listas de verificação que você pode criar para sua equipe nos EUA, como Ação Afirmativa, Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego, Lista de Verificação de Veteranos e formulários I-9.

É importante lembrar que a conformidade de RH vai além de apenas tarefas administrativas. É essencial manter uma boa reputação da empresa, construir um ambiente de trabalho transparente e justo para seus funcionários e evitar possíveis problemas legais. A criação de uma lista de verificação de conformidade de RH pode ajudar a simplificar o processo e garantir que nada seja esquecido.